Etikettenmakros fr WinWord 2.0b und HP LaserJet III

Etiketten sind fr verschiedenste Zwecke sehr praktisch und 
sehen (wenn Sie sauber beschriftet sind) auch gut aus. Neben
der Standard-Verwendung als Adreetiketten, bietet sich noch 
eine Vielzahl von anderen Anwendungen wie Disk-Etiketten, 
Ordner-Rckenschilder, Beschriftung fr Schubfcher, 
Ordner-Register u..

Fr einen Teil dieser Verwendungen gibt es bereits Software, 
doch zum einen ist diese oft auf _eine_ Anwendung fixiert und 
die Layout-Mglichkeiten beschrnkt. Fr jede Etikettensorte/
-anwendung mu man das entsprechende Programm auf Platte haben 
und sich darin einarbeiten. Viele (vor allem amerikanische) der 
Etikettenprogramme untersttzen nur die Avery-Etiketten, die 
zum einen damals schwer beschaffbar waren (das hat sich 
gebessert) und zum anderen teuer sind.
Auch die Form der Datenbernahme aus Datenbanken ist in der
Regel vorgeschrieben, so da die Daten an das Etikettenprogramm 
angepasst werden mssen, was die Sache zeitraubend, 
"plattenplatzraubend" und umstndlich macht.

Ich habe mir deshalb einige Makros fr die Etikettenbgen von 
Zweckform und Herma (problemlos beschaffbar, einigermaen 
preiswert) erstellt und fge die Daten ber DDE aus 
meinen Datenbanken ein. Je nach Anwendung hole ich mir so 
entweder die Daten von Word aus (z.B. Adressen fr Briefe oder 
Faxe) oder gebe die Daten von der Datenbanken ber Word 
formatiert aus (z.B. Disk-Etiketten). So brauche ich an meinen 
Datenbanken in der Struktur nichts zu ndern und kann alle 
denkbaren Anforderungen exakt so gestalten, wie ich es mir 
vorstelle - ohne Kompromisse.
In der Vorlage !ETIKETT.DOT habe ich nun einige Makros 
zusammengefasst, die fr verschiedene Etikettenbgen die 
entsprechenden Formatierungen vornehmen und eine Tabelle auf 
dem Blatt einfgen, in der fr jedes Etikett eine entsprechend 
formatierte Zelle existiert, die dann frei gestaltet werden 
kann. Die Makros fr den Datenaustausch habe ich nicht 
bernommen, da diese zu stark auf meine Verhltnisse 
(Verzeichnis-Struktur, Datenbank-Struktur) angepasst sind und 
daher fr andere keinen praktischen Wert besitzen.

Installation
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Die Vorlage !ETIKETT.DOT mu einfach nur in den Pfad kopiert 
werden, in dem auch die anderen *.DOT-Dateien gespeichert sind.

Steuermakro
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Die vorliegende Dokumentvorlage besitzt ein Steuermakro, ber 
welches das gewnschte Etikettenformat angewhlt werden kann. 
Das Makro wird automatisch beim Erstellen eines neuen Dokuments 
mit dieser Vorlage gestartet.
Die in der Dokumentvorlage vorhandenen Etikettenmakros (nur 
Makros deren Name mit HA (=Herma) oder ZF (=Zweckform) beginnen,
werden mit ihrem Kommentar aufgelistet. Hinter dem 
Herstellerkrzel befindet sich die 4-stellige Bestellnummer und 
ggf. noch ein Buchstabe. Bei Etiketten, die sowohl im Hoch- als
auch im Querformat angewendet werden knnen steht dabei "H" fr
Hochformat und "Q" fr Querformat. Bei den A4-Etikettenbgen 
(die sind praktisch, wenn es fr eine Verwendung keine 
vorgestanzten Etikettenbgen gibt) werden die verschiedenen 
Layouts einfach durchbuchstabiert. In der Makrobeschreibung 
kann man dann nhere Angaben zum Etikettenformat und 
-aufteilung machen.
ber den Dialog-Button "Beschreibung" kann nun vom markierten 
Makro die Beschreibung gendert werden. Der "Editieren"-Button 
ffnet ein Makrofenster und man kann das Makro bearbeiten.
Klickt man "Abbruch" an, passiert nichts und "Okay" startet das 
markierte Makro.

Etiketten-Makro
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Das aufgerufene Etikettenmakro passt zunchst das Seitenformat
auf den Etikettenbogen an und erstellt eine Tabelle, die der
Etiketten-Aufteilung entspricht.
Nun kann man die gewnschten Texte/Grafiken in die einzelnen 
Zellen einfgen und ausdrucken.
Innerhalb der Zelle kann der Text frei formatiert werden. Im 
Normalfall wird man bei gleichartigen Etiketten, _eine_ Zelle 
layouten und dann in die anderen Zellen kopieren.
Beachten mu man nur, da man die Zeilenhhe der Tabellenzeile 
nicht verndert. Ist der Zelleninhalt zu gro, wird die untere 
Trennlinie der Tabellenzelle dicker dargestellt. In diesem Fall 
sollten die Zeilenabstnde oder die Zeichenstze so lange 
verkleinert werden, bis die Linie wieder normal dargestellt wird.

Ausdrucken
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Beim Ausdrucken sollte man sich die Mhe machen, den 
Etikettenbogen in die Einzelblatt-Kassette einzulegen und ihn 
NICHT ber die manuelle Zufuhr einzufhren. Je nach 
Druckerverschlei entstehen mehr oder minder groe Verschiebungen, 
die bei vorgestanzten Etiketten dazu fhren, da der Text zu 
hoch, zu tief oder sonstwie eben nicht innerhalb der Stanzung 
sitzt. Man sollte auerdem nie den kompletten Platz eines 
Etiketts benutzen, sondern immer etwas Spielraum lassen, da 
auch ein gewisser Schlupf beim Papiertransport nie ganz 
ausgeschlossen werden kann.

Eigene Etikettenformate hinzufgen
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Die Vorlage kann jederzeit mit weiteren Etikettenformaten 
erweitert werden. Der Makroname mu mit "HA" oder "ZF" (siehe 
oben) beginnen und wird dann automatisch vom Steuermakro 
erkannt. Soll eine andere Namenskonvention benutzt werden, mu 
das AutoStart-Makro entsprechend verndert werden.

Schritt 1 : Dokumentvorlage ffnen
ber das Men "Datei/ffnen" whlt man den Dateidialog an und 
stellt dort als Dateiformat "Dokumentvorlagen (*.dot)" ein. 
Ggf. mu man noch in das Verzeichnis wechseln, in dem die 
DOT-Dateien gespeichert sind. Nun klickt man die Vorlage 
!ETIKETT.DOT und den OKAY-Button an. Es erscheint eine leere 
Seite.

Schritt 2 : Etikett vermessen
Am einfachsten sind Etikettenbgen zu verarbeiten, die 
rundherum einen mindestens 7 mm breiten Rand haben, da der 
Laserdrucker diesen Rand nicht bedrucken kann. Sind die Rnder 
grer als 7 mm werden die Werte spter bei der 
Seitenformatierung entsprechend eingetragen.
Sonderfall A:
Fehlen die seitlichen Rnder, so gibt es zwei Mglichkeiten :
Entweder die am rechten und linken Rand liegenden 
Etikettenspalten werden um 7mm schmaler gemacht oder wir machen 
alle Etiketten um 14mm schmaler. Der zweite Weg ist vor allem 
dann gnstiger, wenn Schriften spter zentriert ausgegeben 
werden und auch wirklich in der Mitte sitzen sollen.
Beim zweiten Weg notiert man sich die physikalische 
Etikettenbreite und zieht den Rand (7mm) zwei Mal ab (=14mm).
Damit erhlt man sozusagen eine "virtuelle" Etikettenbreite.
Sonderfall B:
Fehlt der untere Rand, so ist es am einfachsten, wenn man die 
unterste Etikettenzeile 7mm niedriger macht. In diesem Fall 
wird die physikalische und eine um 7mm kleinere Hhe notiert.
Sonderfall C:
Fehlt der Rand oben und unten, sollte man wie bei Fall A 
verfahren, also von der physikalischen Etikettenhhe den Rand 
zwei Mal abziehen.

Schritt 3: Makro erstellen
Auch hier gibt es zwei Wege. In der Regel wird man ein bichen 
rumtfteln mssen, bis die Vorlage perfekt sitzt. Entweder 
testet man zuerst und mu dann spter das Makro "aufnehmen" 
oder man schneidet die Vorlagen-Erstellung gleich mit und 
wiederholt das ganze dann so oft, bis es stimmt.
Der Einfachheit halber beschreibe ich den zweiten Weg.
Zunchst startet man ber das Men "Extras/Makro aufzeichnen"
die Aufzeichnung. Dem Makro kann man gleich den entsprechenden 
Namen geben. Wichtig ist, da das Makro in der Formatvorlage 
aufgezeichnet wird.

Schritt 4: Seite formatieren
Zuerst nehmen wir die entsprechenden Seiteneinstellungen vor. 
ber das Men "Format/Seite einrichten" gelangen wir in den 
entsprechenden Dialog. "Papierzufuhr" sollte auf 
"Standardschacht" stehen und "Gre und Ausrichtung" auf "A4".
Dann kommen die Seitenrnder. Dort werden entweder die 
physikalischen Rnder des Etikettenbogens (wenn sich rundherum
ein Rand befindet) eingetragen, bzw. an den Seiten, die keinen 
gestanzten Rand haben, der vom Drucker nicht bedruckbare Rand 
von 0,7cm.
Tip : Um die automatischen Seitenumbrche von Word zu 
berlisten, kann man den unteren Rand auch um 0,1-0,2cm kleiner 
machen.

Schritt 5: Tabelle erstellen
Die Tabelle mu entweder so viele Spalten und Zeilen besitzen, 
wie der Etikettenbogen (1 Zelle = 1 Etikett), was aber nur dann 
zutrifft, wenn der Etikettenbogen rundherum gestanzte Rnder 
besitzt.
Bei den Sonderfllen mu man noch ein paar Zeilen/Spalten 
dazumogeln.
Sonderfall A: Fehlende seitliche Rnder
Hier mu fr jeden Etiketten-Zwischenraum eine zustzliche 
Spalte eingefgt werden. Sind auf dem Bogen drei Etiketten 
nebeneinander, so mssen 5 Spalten eingerichtet werden.
Sonderfall B: Fehlender unterer Rand
Keine besonderen Manahmen.
Sonderfall C: Fehlender oberer und unterer Rand
Hier mu fr jeden Etiketten-Zwischenraum eine zustzliche 
Zeile eingefgt werden. Sind auf dem Bogen 6 Etiketten 
untereinander, so mssen 11 Zeilen eingerichtet werden.

ber das Men "Tabelle/Tabelle einfgen" gelangt man in den 
entsprechenden Dialog in den man die erforderlichen Zeilen und 
Spalten eintrgt und OKAY anklickt.

Schritt 6: Tabellenspalten formatieren
Auf dem Bildschirm erscheint die Tabelle, der Cursor steht in 
der oberen linken Ecke der Tabelle. Hat der Etikettenbogen 
gestanzte Rnder, so sind alle Etiketten gleich breit. Wir 
markieren die ganze Tabelle ber das Men "Tabelle/Tabelle 
markieren" und stellen die physikalische Breite ber das Men 
"Tabelle/Spaltenbreite" im Dialog (in cm !) ein. Den "Abstand 
zum Text" kann man lassen. Bei kleinen Etiketten empfiehlt es 
sich, den Abstand zu verringern, um mehr Platz zu haben.

Sonderfall A : Fehlende seitliche Rnder
In diesem Fall mssen die Spalten unterschiedlich breit werden. 
Wir markieren die erste Spalte ber das Men "Tabelle/Spalte 
markieren". Nun whlen wir "Tabelle/Spaltenbreite". Im Dialog 
tragen wir nun die "virtuelle" Etikettenbreite (=physikalische 
Breite - 1,4 cm) ein und klicken auf "Nchste Spalte". Dort 
werden nun die fehlenden 1,4cm eingetragen. Diese abwechselnden 
Spaltenbreiten wiederholen wir fr alle Spalten. Nach der 
letzten Spalte mu statt auf "Nchste Spalte" auf OKAY geklickt 
werden.

Schritt 7: Tabellenzeilen formatieren
Wenn die Tabelle von der Spaltenformatierung noch komplett 
markiert ist, und der Bogen oben und unten gestanzte Rnder 
besitzt, haben alle Zeilen die gleiche Hhe, die wir ber das 
Men "Tabelle/Zeilenhhe" einstellen knnen. Der Einzug sollte 
auf Null stehen. Im Feld "Zeilenhhe" stellen wir "Genau" ein 
und bei Ma tragen wir jetzt die physikalische Etikettenhhe in 
cm ein. Wichtig : Hinter dem Ma mu auch die Einheit "cm" 
angegeben werden ! Die "Ausrichtung" mu auf "Links" stehen 
bleiben. Nach einem Klick auf OKAY ist auch die 
Zeilenformatierung vollzogen.

Sonderfall B: Fehlender unterer Rand
Wir bringen den Cursor mit "STRG-Pos1" wieder an den 
Dokumentanfang (=erste Tabellenzelle links oben).
Wir markieren die Zeile ber das Men "Tabelle/Zeile 
markieren". Anschlieend rufen wir wieder den Zeilenhhe-Dialog 
ber "Tabelle/Zeilenhhe" auf. Dort tragen wir dann die 
physikalische Etikettenhhe ein mit dem Attribut "Genau" ein. 
Auch hier die Einheit "cm" hinter der Maangabe nicht vergessen!
Statt OKAY klicken wir "Nchste Zeile" an und wiederholen das 
ganze bis zur letzten Zeile. In der letzten Etikettenzeile 
geben wir das um den Rand (0,7cm) verminderte Hhenma 
(=physikalische Hhe - 0,7cm) als Zeilenhhe ein und klicken 
auf OKAY.

Sonderfall C: Fehlender oberer und unterer Rand
Wir bringen den Cursor mit "STRG-Pos1" wieder an den 
Dokumentanfang (=erste Tabellenzelle links oben).
Wir markieren die Zeile ber das Men "Tabelle/Zeile 
markieren". Anschlieend rufen wir wieder den Zeilenhhe-Dialog 
ber "Tabelle/Zeilenhhe" auf. Dort tragen wir dann die 
virtuelle Etikettenhhe (=physikalische Hhe - 1,4cm) ein ("cm" 
nicht vergessen) mit dem Attribut "Genau" ein.
ber den Button "Nchste Zeile" gehen wir eine Zeile tiefer und 
tragen dann den Zwischenraum (=1,4cm), ebenfalls mit der 
Einheit "cm" und dem Attribut "Genau" ein. Diesen Wechsel 
wiederholen wir bis zur letzten Tabellenzeile, in der wir die 
Formatierung mit OKAY abschlieen.

Schritt 8: Der Rest
Damit man am Ende der Formatierung gleich loslegen kann, 
bringen wir den Cursor in allen Fllen mit "Strg-Pos1" wieder 
in die erste Zelle und lschen auch gleich evt. noch bestehende 
Markierungen.
Jetzt whlen wir im Men "Extras/Aufzeichnung beenden" - Makro 
fertig !
Jetzt brauchen wir die Vorlage nur noch zu sichern. Damit die 
erstellte Tabelle nicht auf jedem neuen Dokument erscheint, 
whlen wir "Bearbeiten/Alles markieren" und drcken die 
ENTF-Taste. Das Blatt sollte wieder leer sein. Jetzt noch 
"Datei/sichern" und damit sind wir fertig.

Schritt 9: Ausprobieren
Die Vorlage ist noch offen und wir testen das Makro, indem wir 
ber "Extras/Makro..." das entsprechende Makro anwhlen und 
AUSFHREN anklicken. Wie von Geisterhand sollte nun die Tabelle 
auf das Blatt geschrieben und formatiert werden. Zum 
Ausprobieren kann man nun mit Umschalt-STRG-R (wie _R_ahmen) 
die Tabelle mit einem Gitter belegen (das macht das Makro 
"Testrahmen") und einen Ausdruck anwhlen. Den Ausdruck legt 
man nun exakt ber den Etikettenbogen und hlt das ganze gegen 
das Licht. Die Trennlinien und die Stanzungen sollten nun 
insoweit bereinstimmen, da der spter eingetragene Text 
innerhalb einer Zelle nicht ber irgendwelche Stanzungen gehen
kann.
Wenn irgendetwas nicht stimmt, so kann man das Makro entweder 
nochmal komplett neu aufnehmen (mit anderen Werten) oder in 
Einzelfllen direkt im Makrotext Werte verndern. Tips findet 
man im nachfolgenden Abschnitt.

Problem-Behebung
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Zur Problembehebung fhrt man das entsprechende Makro am Besten 
innerhalb der offenen Vorlage aus und lsst das Ergebnis auf 
Papier ausdrucken. Die nachfolgenden Punkte fhrt man dann 
direkt auf die Tabelle bzw. die Seite aus und erstellt weitere 
Probedrucke, bis die Werte stimmen. Anschlieend wiederholt man 
entweder die komplette Makroaufnahme mit den neuen Werten oder 
man editiert das Makro ber "Extras/Makro.../Bearbeiten" und 
trgt die Werte direkt im Makrotext ein.

Problem 1 : Das Raster ist vertikal gleichmig verschoben
Wenn eine gleichmige Verschiebung erkennbar ist, so mu man 
den oberen Rand grer/kleiner machen.

Problem 2 : Das Raster ist vertikal zunehmend verschoben
Wenn die waagrechten Trennlinien immer mehr von den Stanzungen 
abweichen, mu die Tabellen-Zeilenhhe grer/kleiner gemacht 
werden. Word wandelt die cm-Angaben im Zeilenhhe-Dialog 
automatisch in pt-Angaben (=Punkte) um. Das ermglicht es uns, 
jetzt "punktgenau" die richtige Zeilenhhe einzustellen.

Problem 3 : Das Raster ist horizontal gleichmig verschoben
Hier mu der linke Rand vergrert/verkleinert werden. Bei 
Sonderfall A sollten dann auch die "Zwischenspalten" (=2 x 
Rand) entsprechend angepasst werden.

Problem 4 : Das Raster ist horizontal zunehmend verschoben
Da mu die Spaltenbreite der Etiketten vergrert/verkleinert 
werden. Bei Sonderfall A sollten die Zwischenspalten _nicht_ 
gendert werden, da sonst die virtuelle Zentrierung nicht mehr 
mit der physikalischen bereinstimmt.

Problem 5 : Word druckt die letzte Zeile auf eine zweite Seite
Mitunter gibt es Rundungsprobleme bei der Addition der Hhen 
und Word fngt im Zweifelsfall eine neue Seite an, wenn auch 
nur 1mm angeblich nicht mehr passt. Durch Verringerung des 
unteren Randes (auch unter die 0,7cm) kann man den 
automatischen Seitenumbruch im Normalfall austricksen.

Das bliche
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Die Makros habe ich eigentlich fr den Eigenbedarf erstellt und 
auf heftiges Bitten <g> verschiedener Anwender nun zur 
Verfgung gestellt. Die Makros wurden unter WinWord 2.0b fr 
den Drucker HP LaserJet III erstellt. Ich bernehme keine 
Garantie, da die Makros auf dieser oder einer anderen 
Konfiguration fehlerfrei laufen. Grundstzlich sollte man IMMER 
zuerst einen Papierausdruck machen und nicht gleich die teuren 
Etiketten bedrucken.
Bevor ich den schnen Text mit irgendwelchem juristischem 
Gequatsche versaue, beschrnke ich mich auf das Ntigste :
Die Benutzung der Makros ist frei, solange mit den 
Druckergebnissen, den Makros selbst und diesem Text keine Kohle
verdient wird. Ich habe die Makros nicht geschtzt abgespeichert,
so da jeder dran rumpfriemeln kann, um die Dinger z.B. auf 
seinem Drucker zum Laufen zu bringen oder auch einfach nur was
dazuzulernen. Auf das oben beschriebene Verfahren habe ich _kein_
Patent angemeldet <g>. Soll der Text oder die Makros in irgend-
einer Form verffentlicht werden, wrs nett, wenn man mich
vorher fragen wrde.

Wenn jemand jetzt noch Fragen hat oder fr irgendwelche 
Etikettenbogen Makros erstellt hat, die andere (und ich 
natrlich) auch brauchen knnte, oder Euch geniale Verbesserungsvor-
schlge einfallen, dann meldet Euch einfach bei mir :

Uwe Pfannkuchen
CIS 100273,3471

